Ein leistungsfähiges PIM-System (Product Information Management) ermöglicht es Unternehmen, ihre Produktdaten zentral zu verwalten, zu optimieren und effizient in verschiedene Vertriebskanäle auszuspielen. Doch in der Praxis zeigt sich oft ein anderes Bild: Produktinformationen sind in unterschiedlichen Systemen verstreut, Daten werden mehrfach gepflegt, und es entstehen Inkonsistenzen zwischen Onlineshop, Katalogen und internen Datenbanken.
Die Folge? Fehlerhafte Produktbeschreibungen, langwierige Korrekturprozesse und unzufriedene Kunden.
Ein optimierter Digitalisierungsprozess hilft, diese Probleme zu eliminieren, Prozesse zu automatisieren und langfristig Kosten zu sparen. In diesem Artikel erfährst du, wie Unternehmen ihre Produktdaten effizient verwalten, welche Schritte nötig sind und welche Technologien dabei unterstützen.
Warum eine zentrale Datenverwaltung unverzichtbar ist
Produktdaten sind das Rückgrat eines erfolgreichen Unternehmens. Sie beeinflussen nicht nur den Vertrieb, sondern auch Marketing, Logistik, Einkauf und Kundenservice. Trotzdem haben viele Unternehmen mit einem Daten-Wildwuchs zu kämpfen: Informationen liegen in ERP-Systemen, Excel-Tabellen, Onlineshops und Print-Katalogen verstreut – oft ohne eine zentrale Steuerung.
Diese unstrukturierte Verwaltung führt zu zahlreichen Problemen:
- Inkonsistente Daten: Unterschiedliche Preise, technische Angaben oder Produktbeschreibungen in verschiedenen Systemen können Verwirrung bei Kunden und internen Teams verursachen.
- Hoher Zeitaufwand: Mitarbeiter verbringen oft Stunden damit, Daten manuell zu korrigieren oder mehrfach einzugeben.
- Erhöhte Fehlerquote: Tippfehler, veraltete Daten oder falsche Übersetzungen können das Markenimage schädigen und zu Kundenverlusten führen.
- Fehlende Skalierbarkeit: Je größer das Produktportfolio, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten und Prozesse effizient zu gestalten.
Eine zentrale Produktdatenverwaltung löst diese Probleme, indem sie eine einzige, zuverlässige Datenquelle schafft. Dadurch lassen sich Informationen automatisiert aktualisieren, konsistent über verschiedene Plattformen hinweg steuern und gezielt anpassen. Siehe auch hier: PIM System.
Schritt für Schritt zu einer effizienten Produktdatenverwaltung
- Datenqualität prüfen und bereinigen
Eine saubere Datenbasis ist die Grundlage jeder erfolgreichen Verwaltung. Bevor ein PIM-System implementiert wird, müssen Unternehmen bestehende Produktdaten analysieren und bereinigen. Dabei geht es um:
- Das Aufspüren und Entfernen doppelter Einträge
- Die Korrektur fehlerhafter oder unvollständiger Produktinformationen
- Die Vereinheitlichung von Formatierungen (z. B. Maßeinheiten, Schreibweisen)
Dieser Schritt sorgt dafür, dass spätere Automatisierungsprozesse effizient arbeiten und keine fehlerhaften Daten übernommen werden.
- Einheitliche Datenstrukturen definieren
Nicht jede Produktbeschreibung muss gleich aussehen, aber es braucht eine klare Struktur. Unternehmen sollten einheitliche Attribute für ihre Produkte definieren, beispielsweise:
- Produktname (kurz, prägnant, ohne Sonderzeichen)
- Artikelnummer & SKU (eindeutige Zuordnung)
- Technische Daten (Maße, Gewicht, Materialien)
- Marketing-Texte (USP, Storytelling, SEO-relevante Begriffe)
- Bilder & Medien (Hochauflösung, Formate, Alt-Texte für Barrierefreiheit)
Durch eine einheitliche Struktur lassen sich diese Informationen später problemlos in verschiedene Kanäle exportieren.
- Zentrale Plattform einführen
Ein leistungsfähiges PIM-System dient als zentrale Datenquelle, aus der alle Abteilungen schöpfen. Es ermöglicht eine effiziente Verwaltung und automatisierte Verteilung der Produktinformationen an:
- Onlineshops
- Marktplätze (Amazon, eBay, etc.)
- Print-Kataloge
- ERP- und CRM-Systeme
- Marketing-Kampagnen
Durch eine zentrale Plattform entfällt die Notwendigkeit, Informationen mehrfach zu pflegen, und Updates lassen sich in Echtzeit in alle Kanäle übertragen.
- Workflows für Dateneingabe und -pflege etablieren
Datenpflege darf nicht dem Zufall überlassen werden. Klare Prozesse und Workflows sorgen dafür, dass neue Produkte strukturiert eingepflegt und bestehende Informationen regelmäßig aktualisiert werden. Unternehmen sollten definieren:
- Wer ist verantwortlich für welche Daten? (Produktmanager, Marketing, IT)
- Wie häufig werden Daten aktualisiert? (Wöchentliche Checks, automatische Updates)
- Welche Standards gelten für neue Produkte? (Checklisten für Produktdaten-Eingabe)
Durch klare Verantwortlichkeiten und Workflows sinkt das Risiko von Fehlern erheblich.
- Schnittstellen zu anderen Systemen optimieren
Ein PIM-System entfaltet sein volles Potenzial erst dann, wenn es reibungslos mit anderen Systemen kommuniziert. Die Integration mit ERP, CMS, E-Commerce-Plattformen oder externen Datenbanken ist essenziell.
Moderne Lösungen ermöglichen:
- Automatische Synchronisation mit ERP-Systemen
- Direkte Anbindung an Marktplätze und Shopsysteme
- API-Schnittstellen für individuelle Anpassungen
Das reduziert manuelle Eingaben und sorgt für eine konsistente Datenhaltung über alle Kanäle hinweg.
- Kontinuierliche Qualitätskontrollen durchführen
Regelmäßige Audits stellen sicher, dass die Produktdaten aktuell, korrekt und optimiert für verschiedene Vertriebskanäle sind. Dazu gehören:
- Automatische Plausibilitätsprüfungen (z. B. fehlende Bilder oder Preise)
- SEO-Checks für Produkttexte (Keyword-Optimierung, Lesbarkeit)
- Kundenfeedback als Indikator für unklare oder unvollständige Produktinfos
Durch kontinuierliche Überwachung können Fehler frühzeitig erkannt und behoben werden.
- Prozesse regelmäßig evaluieren und anpassen
Die Verwaltung von Produktdaten ist ein dynamischer Prozess. Märkte verändern sich, neue Vertriebskanäle kommen hinzu, und Kundenanforderungen entwickeln sich weiter. Unternehmen sollten ihre Prozesse daher regelmäßig hinterfragen und optimieren.
Empfehlenswert sind:
- Jährliche Reviews der PIM-Strategie
- Analyse neuer Automatisierungsmöglichkeiten
- Anpassung der Datenstruktur an neue Marktplatz-Anforderungen
Nur wer hier flexibel bleibt, kann langfristig effizient arbeiten.
Die Rolle von Automatisierung und KI in der Datenverwaltung
Moderne PIM-Systeme sind weit mehr als eine Datenbank. Durch den Einsatz von Automatisierung und künstlicher Intelligenz lassen sich Prozesse erheblich beschleunigen. Besonders nützlich sind:
- ✅ Automatische Kategorisierung von Produkten anhand von vordefinierten Regeln
- ✅ Datenvalidierung in Echtzeit, um fehlerhafte Eingaben zu vermeiden
- ✅ Bilderkennung & automatische Verschlagwortung, um Produktbilder korrekt zuzuordnen
- ✅ Automatische Übersetzungen für internationale Märkte
Diese Technologien helfen Unternehmen, effizienter zu arbeiten und Fehlerquellen zu minimieren.
Klare Strukturen für nachhaltigen Erfolg
Die Verwaltung von Produktdaten entscheidet maßgeblich über Effizienz, Skalierbarkeit und den Erfolg im Wettbewerb. Unternehmen, die auf eine zentrale, automatisierte und klar strukturierte Datenverwaltung setzen, profitieren von:
- ✅ Schnelleren Prozessen und geringeren Kosten
- ✅ Besseren Kundenerfahrungen durch konsistente Produktinformationen
- ✅ Höherer Flexibilität in der Vermarktung und Skalierung
Wer jetzt in eine durchdachte Datenstrategie investiert, spart langfristig Ressourcen, steigert die Wettbewerbsfähigkeit und schafft die Basis für nachhaltiges Wachstum.
FAQ: PIM System – Die wichtigsten Fragen & Antworten
- Was ist ein PIM System?
Ein PIM-System (Product Information Management) ist eine Softwarelösung zur zentralen Verwaltung, Pflege und Verteilung von Produktinformationen über verschiedene Vertriebskanäle.
- Warum ist ein PIM System wichtig?
Es sorgt für konsistente, fehlerfreie und aktuelle Produktdaten in Onlineshops, Katalogen, Marktplätzen und ERP-Systemen – und spart dadurch Zeit und Kosten.
- Welche Unternehmen profitieren von einem PIM System?
Unternehmen mit großen oder komplexen Produktportfolios, die ihre Daten effizient organisieren, automatisieren und für verschiedene Kanäle bereitstellen müssen.
- Wie verbessert ein PIM System die Datenqualität?
Durch automatische Plausibilitätsprüfungen, Kategorisierung, Dubletten-Erkennung und Workflows wird die Datenqualität kontinuierlich optimiert.
- Welche Funktionen bietet ein PIM System?
- ✅ Zentrale Produktdatenverwaltung
- ✅ Automatische Updates für alle Kanäle
- ✅ Schnittstellen zu ERP, CRM & Shopsystemen
- ✅ Übersetzungen & Lokalisierung
- ✅ Datenvalidierung & Konsistenzprüfung
- Wie unterscheidet sich ein PIM System von einem ERP?
Während ein ERP-System primär für Geschäftsprozesse (z. B. Lagerverwaltung, Rechnungswesen) genutzt wird, konzentriert sich ein PIM-System ausschließlich auf Produktinformationen.
- Lässt sich ein PIM System mit anderen Softwarelösungen integrieren?
Ja, moderne PIM-Systeme bieten Schnittstellen (APIs) zu ERP, CRM, CMS, Shopsystemen (z. B. Shopify, Magento) und Marktplätzen (Amazon, eBay).
- Wie lange dauert die Implementierung eines PIM Systems?
Das hängt von der Datenkomplexität und den Unternehmensanforderungen ab. Kleinere Projekte benötigen Wochen, größere können mehrere Monate in Anspruch nehmen.
- Welche Kosten sind mit einem PIM System verbunden?
Die Kosten variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. Es gibt Cloud-basierte Lösungen mit monatlichen Gebühren sowie On-Premises-Software mit Einmalkosten.
- Wie wählt man das richtige PIM System aus?
Unternehmen sollten auf Skalierbarkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integrationsfähigkeit und Automatisierungsfunktionen achten. Eine Testphase hilft bei der Entscheidung.
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